Funktionsliste

Jeres tilmeldingsløsning bliver naturligvis lavet i et responsivt design. Det betyder, at du kan tilgå, til- og afmelde et arrangement uanset om du sidder på en desktop, tablet eller telefon.

Når en bruger har tilmeldt sig et arrangement med sit unikke login, har han eller hun til hver en tid inden for tilmeldingsfristen mulighed for at rette sin tilmelding eller afmelde sig arrangementet.

Tilmeldingen, rettelse af tilmelding og afmelding sker "live", hvilket vil sige, at eventuelle ændringer registreres hos arrangørerne med det samme. 

Skulle du være så uheldig at glemme dit kodord, behøver du ikke indblande arrangørerne af eventet. Du kan nemlig nemt få oplyst dit kodeord igen via "glemt kodeord"-funktionen, der er en fundamental del af Siteworks Tilmeldingssystem. 

Når I afvikler et arrangement med et tilmeldingssystem fra Siteworks, skal I tage stilling til, om arrangementet skal være åbent eller lukket.

Er arrangementet "lukket" dvs., at det kræver en invitation for at få lov at deltage, er der flere måder hvorpå, vi kan sikre, at uvedkommende ikke kan tilmelde sig eventet.

E-mail validering
Én måde at beskytte adgangen til arrangementet på er at vha. e-mail validering. E-mail validering bevirker først og fremmest, at deltagerne kun kan tilmelde sig én gang.

Men e-mail validering kan også konfigureres til at fortælle tilmeldingssystemet, at det kun skal godtage mailadresser, der harmonerer med virksomhedens arbejdsmail. Således kan det bestemmes, at det eksempelvis kun er muligt at tilmelde sig med et arrangement med en mailadresse, der slutter på "@virksomhedsnavn.dk". 

IP-adresse validering
En anden måde at beskytte adgangen på, er ved at validere brugernes IP-adresser, når de tilmelder sig. På den måde kan man kun tilmelde sig jeres arrangment, hvis man gør det fra en IP-adresse, tilmeldingssystemet er konfigureret til at godtage.

Siteworks Tilmeldingssystem integrerer med de mest udbredte mailtjenester så som Outlook og Gmail.

Det er derfor muligt at udsende en mødeindkaldelse til det givne arrangment via tilmeldingssystemet, når en bruger tilmelder sig.

Der er intet maks. på, hvor mange felter vi kan inkludere i jeres tilmeldingsløsning.

På denne måde imødekomme alle de relevante hensyn, I ønsker, allerede i tilmelingsfasen.

Det kan eksempelvis være om brugeren ønsker transport, er vegetar eller allergiker, har partner med osv.

Efter ønske kan jeres løsning sende automatiserede mailkvitteringer, QR- og stregkoder, når en deltager har tilmeldt sig et arrangement. 

Eksempelvis kan deltagerne modtage en QR- eller stregkode på sin telefon, der kan fungere som adgangsbillet på dagen, når deltageren ankommer til arrangementet. 

Det er med Siteworks Tilmeldingssystem muligt at inkludere en betalingsløsning, så deltagerne til et givent event/arrangement kan overstå betalingen i dét øjeblik, de tilmelder sig arrangementet.

Ligeledes er det muligt kun at inkludere en betalingsløsning for de deltagere, der eks. tilvælger transport eller mad til et givent event.  

Betalingen foregår via et Wannafind betalingsmodul, der er en krypteret og sikker betalingsløsning.

Med Siteworks Tilmeldingssystem kan du som arrangør imødekomme forskellige, mulige tilvalg allerede i tilmeldingsfasen.

Hvis du eksempelvis skal afvikle en konference, der har forskellige, overlappende workshops eller andet, kan du bede brugeren tilkendegive hvilke valg, han eller hun ønsker.

Er der et loft på, hvor mange der kan deltage på et særligt spor/delarrangement eller andet, er det muligt at komme på venteliste. Læs mere om denne funktion under punktet "venteliste".

Når I vælger et tilmeldingssystem hos Siteworks, får I mere end en digital tilmeldingsblanket.

Det er nemlig bl.a. muligt at udsende automatiserede eller manuelle mails til de inviterede via jeres løsning. Således er det eks. muligt at sende reminder- og infomails til deltagere op mod tilmeldingsfristen.

Beder I brugerne om at angive et mobiltelefonnummer i deres tilmeldingsforløb, kan I via systemet ligeledes sende SMS'er før, under og efter jeres arrangement.

Du er naturligvis selv herre over, hvor lang tilmeldingsfristen til dit arrangement skal være.

Med Siteworks Tilmeldingssystem kan du selv forfatte teksterne, der skal vises, når en bruger tilmelder, eller forsøger at tilmelde sig, inden og uden for tidsfristen.

Tilmeldingssystemet tæller antallet af deltagere til arrangementet og opdaterer hele tiden deltagerlisten.

Dette kan gøres 'i baggrunden', men det er også muligt at gøre listen over deltagerne til et givent arrangement tilgængeligt for dem, der endnu ikke har tilmeldt sig. På den måde kan interesserede se, hvem af deres kollegaer m.v., der på tidspunktet har tilmeldt sig arrangementet. 

Som arrangegør kan du på et hvert tidspunkt lave et udtræk over tilmeldte, afmeldte, ikke-besvaret m.v., som eksporteres i en overskuelig Excel-fil.

I udtræksfilen kan du se alle de oplysninger, du end må have et ønske om. Det kan være alt fra antallet af vegetarer eller allergikere til mængden af deltagere, der ønsker transport eller noget helt tredje.

M.a.o. kan du hele tiden danne dig et overblik over tilmeldingen samt forskellige, relevante hensyn, der skal tages.  

Når I har afviklet jeres arrangement, har I mulighed for at sende et evalueringsskema ud til samtlige eller udvalgte deltagere via tilmeldingssystem.

På den måde kan I let og enkelt få feedback på jeres arrangement. I bestemmer selvfølgelig helt selv, hvordan evalueringsskemaet skal se ud, og hvem det skal sendes til.

Skal du afvikle det samme arrangement flere år i træk?

Så kan du prise dig lykkelig over, at du med Siteworks Tilmeldingssystem let og enkelt kan kopiere og tilpasse et arrangment fra gang til gang - uden beregning.

Hvordan dette gøres, bliver forklaret på dét kursus, der følger med, når I køber en tilmeldingsløsning hos os.

Når du benytter vores tilmeldingssystem til at administrere et arrangement eller lignende, har du mulighed for at integrere sociale medier på flere måder.

Det kan eksempelvis være ved at inkludere deltagernes LinkedIn-oplysninger i tilmeldingsformen, så der kan oprettes en LinkedIn-gruppe for alle deltagere til eventet. 

En anden mulighed er ved at forevige arrangementet via billeder og videoer. Dette kan ske ved, at der laves et hashtag, deltagerne kan bruge på Facebook, Twitter og Instagram, når de poster noget i relation til arrangementet. Alle posts med de(t) udvalgte hashtag(s) kan således før, under og efter arrangementet samles på eventsitet. 

Excel-filen med udtrækket over tilmeldte m.v. (se "Udtræk over deltagere") kan let flettes med et andet program, der laver navneskilte. Alt andet data, der ligger i filen, står ligeledes struktureret og klar til videre bearbejdelse.  

I jeres løsning kan der opsættes en FAQ (Frequently Asked Questions), der imødekommer og besvarer de gænse spørgsmål, der må relatere sig til det pågældende arrangement. 

Vi kan lave unikke, temabestemte løsninger, men vi tilbyder også flotte skabelondesigns, der naturligvis tilpasses jeres løsning.

Uanset om I vælger det skræddersyede eller skabelonbaserede design, er jeres løsning responsiv. Det vil sige, at tilmeldingsløsningen kan tilgås på tværs af enheder - uanset om det er på desktop, tablet eller mobil.